Las operaciones registradas en los libros auxiliares (por ejemplo en la contabilidad de acreedores y deudores) también se contabilizan en las cuentas asociadas del libro mayor. El objetivo es disponer de valores en forma de totales también en el libro mayor para poder crear rápidamente una cuenta de resultados o de explotación. Para poder determinar los deudores y acreedores es posible visualizar directamente los saldos de las cuentas asociadas en lugar de tener que buscar los valores en los libros auxiliares.

Al crear los registros maestros de acreedores y deudores, en el segmento de sociedad, se indica la cuenta asociada, la cuenta de mayor en la que se contabilizan las operaciones efectuadas en los libros auxiliares:

Cuando se introduce un documento (por ejemplo una factura) en una cuenta de deudor/acreedor, el documento en cuestión debe contabilizarse igualmente en la cuenta asociada indicada en el registro maestro. En el documento contable puede verse el número de la cuenta asociada en la que se ha contabilizado la operación. Las cifras de movimiento se actualizan en dicha cuenta asociada.

Las operaciones en cuenta de mayor especiales son aquéllas operaciones efectuadas en la contabilidad de deudores y acreedores que se visualizan por separado en el libro de mayor y en los libros auxiliares. Puede que esto sea necesario por razones de orden interno, o bien para determinados informes.

Las operaciones de los libros auxiliares están enlazadas al libro mayor mediante la cuenta asociada definida en el registro maestro del libro auxiliar. Si las imputaciones del libro auxiliar se efectúan mediante un indicador CME, las contabilizaciones se realizarán en cuentas asociadas alternativas (cuentas de mayor especiales) para que estas operaciones puedan visualizarse por separado.

Categorías de operaciones en cuenta de mayor especiales.

Las operaciones en cuenta de mayor especiales pueden clasificarse desde dos puntos de vista:

- Según aspectos empresariales:

a) Operaciones relacionadas con anticipos: SAP ofrece programas especiales preconfigurados y pantallas de entrada para la administración de los anticipos solicitados, recibidos y utilizados. Pueden utilizarse en la contabilidad de deudores o acreedores y es posible acceder a ellos mediante los menús estándar: Finanzas - Gestión financiera - acreedores o deudores - contabilización - anticipos. Por otra parte, el tratamiento de anticipos se encuentra integrado en el programa de reclamación y en el de pagos.

b) Operaciones relacionadas con efectos: El tratamiento de efectos tiene como objetivo tener en cuenta las especificidades de cada país. En los menús estándar de contabilidad de deudores y acreedores se encuentran disponibles las opciones de tratamiento de efectos: Finanzas - Gestión financiera - acreedores o deudores - contabilización - efectos.

c) Otras operaciones: Las funciones de las operaciones en cuenta de mayor especiales se utilizan en las operaciones contables más diversas (interese, avales, etc.). Estas operaciones se controlan mediante la opción "Otras" del menú de entrada de documentos en la contabilidad de deudores y acreedores: Finanzas - Gestión financiera - acreedores o deudores - contabilización - otros.

- Según aspectos técnicos ( es decir, según como se transfieren las entradas de cuenta de mayor especiales al sistema):

Existen 3 métodos (clases de operaciones en cuenta mayor especiales) para trasferir entradas en cuenta mayor especial al sistema. La configuración del indicador de operación en cuenta mayor especial determina si la contabilización en cuenta especial es de contrapartida personalizable, si se trata de un apunte estadístico o si se trata de una contabilización con contrapartida automática.

a) Las contrapartidas automáticas (asientos estadísticos)

son operaciones que siempre se contabilizan en la misma cuenta de contrapartida. Suelen estar incluidas en las explicaciones sobre balance. Ejemplo: contabilización de un aval. Para simplificar el procedimiento de contabilización, en el Customizing aparecerá definido el número de la cuenta para la contrapartida. El sistema efectuará las contrapartidas de forma automática. En caso de compensar partidas abiertas en la cuenta correspondiente, el sistema compensará, asimismo, las partidas correspondientes en la cuenta de contrapartida. Estas operaciones reciben la denominación de asientos estadísticos porque generalmente no se visualizan en los balances y, en todo caso, únicamente en las explicaciones de los balances.

b) Los apuntes estadístico son operaciones en cuenta de mayor especiales de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio para el usuario de los pagos vencidos o a efectuar y que no se visualizan ni se incorporan en el libro mayor, por ejemplo la solicitud de un anticipo. Al crearse un apunte estadístico, sólo se crea una partida individual. No se realiza ninguna contrapartida. Esa es la razón por la que no se realiza ninguna verificación de saldo cero. Mediante el programa de pagos y el de reclamación es posible acceder a apuntes estadísticos para su tratamiento posterior. Los apuntes estadísticos se administran como partidas abiertas en las cuentas de deudores/acreedores y en la cuenta de mayor especial. Por tanto, la visualización de partidas individuales siempre debe estar activa para estas cuentas.

Al introducir apuntes estadísticos no se actualizan las cifras de movimientos. Esto significa que los apuntes pueden encontrarse en el informe de partidas individuales, pero no afectarán al saldo visualizado del deudor. Asimismo, la cuenta de mayor especial en la que se efectúan las contabilizaciones siempre mostrará saldo cero

c) Las contrapartidas personalizables son operaciones en cuenta de mayor especiales que generan una contabilización en el libro mayor. En la cuenta asociada alternativa se efectúa un abono o un cargo de forma automática, en función de la clase de contabilización. El usuario debe introducir la cuenta de mayor para la contrapartida.

.Ejemplo de una contrapartida personalizable: entrada de anticipo: un deudor responde a una solicitud de anticipo con un pago de 11.000 €. El sistema registra la entrada del pago tanto en la cuenta del libro auxiliar del deudor como en la cuenta asociada alternativa (anticipos recibidos) del libro mayor. En el transcurso de la operación en el sistema el usuario puede seleccionar la cuenta bancaria de balance (que varía en función del banco y el número de cuenta) en la que se abonará la entrada de pago. El anticipo se cancelará una vez generada la factura

2. CONFIGURACIÓN DE LAS OPERACIONES EN CME.

Las operaciones en cuenta de mayor especiales forman parte del ámbito de entregas del sistema estándar. Es posible efectuar correcciones individuales si, por ejemplo, desea realizar modificaciones en las siguientes áreas:

- Diferentes números de cuenta para cuentas asociadas o cuentas de mayor especiales.

- Otras claves de contabilización o indicadores CME.

- Otras parametrizaciones para contabilizaciones automáticas, incluidas las cuentas en las que se realizarán las contabilizaciones, las claves de contabilización y las normas para asignación de cuentas con contabilizaciones automáticas.

Claves contables.

Las operaciones en cuenta de mayor especiales se contabilizan desde la aplicación mediante claves de contabilización especiales y la utilización de indicadores CME. Es necesario un apartado especial para las claves de contabilización.

Las claves asignadas en el sistema estándar a las operaciones en CME son:

- 09: cargo en cuenta de deudor.

- 19: abono en cuenta de deudor.

- 29: cargo en cuenta de acreedor.

- 39: abono en cuenta de acreedor.

Cuentas asociadas alternativas.

Las operaciones en cuenta de mayor especiales se contabilizan en una cuenta archivada en el Customizing y no en la cuenta de asociación indicada en el registro maestro. Estas cuentas deben crearse en la gestión financiera como cuentas de mayor como cuentas asociadas para las clases de cuenta D o K y, al contrario que las cuentas asociadas “normales” de acreedores o deudores, en general, las cuentas de mayor especiales tienen activada la visualización de partidas individuales:

Esto significa que es posible ver el listado de las partidas individuales de la cuenta asociada alternativa.

Propiedades y determinación de cuentas.

El indicador CME define una configuración concreta de las operaciones en cuenta de mayor especiales, que determina la clase de operación y la clase de cuenta (deudor o acreedor). La clase de cuenta es relevante ya que los anticipos de deudor y acreedor, por ejemplo, se configuran por separado.

En la versión estándar de SAP ya se encuentran preconfiguradas las operaciones en cuenta de mayor especiales.

.Los indicadores CME vienen definidos en

- Para anticipos:

o De acreedores: IMG - Gestión financiera - contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - anticipos efectuados - almacenar cuenta asociada alternativa para anticipos.

o De deudores: IMG - Gestión financiera - contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - anticipos realizados - almacenar cuenta asociada alternativa para anticipos.

- Para efectos:

o De acreedores: IMG - Gestión financiera - contabilidad bancaria - operaciones bancarias - operaciones con efectos - efectos a pagar - emitir efectos a pagar - almacenar cuenta asociada alternativa para efectos a pagar.

o De deudores: IMG - Gestión financiera - contabilidad bancaria - operaciones bancarias - operaciones con efectos - efecto en cartera - contabilizar efecto en cartera - almacenar cuentas para operaciones con efectos.

- Para otras operaciones:

o De acreedores: IMG - Gestión financiera - contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - contabilizaciones con cuenta asociada diferente - almacenar cuenta asociada alternativa para acreedores.

o De deudores: IMG - Gestión financiera - contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - contabilizaciones con cuenta asociada diferente - almacenar cuenta asociada alternativa para deudores.

Para cada indicador, se definen sus propiedades: En imagen 10 se muestran las propiedades fijadas para el indicador CME F que corresponde a la solicitud de anticipo (acreedores):

Los campos posibles son:

- Partidas estadísticas: Es posible especificar que una operación en cuenta de mayor especial no actualiza ningún saldo de cuenta.

- Relevancia de la verificación del límite de crédito: Es posible incluir operaciones en cuenta de mayor especiales en la verificación del límite de crédito de deudores. Los apuntes estadísticos normalmente no se tienen en cuenta. Todas las demás operaciones pueden marcarse como corresponda en función de las necesidades del usuario.

- Advertencia en relación con el comprometido: Se puede especificar que un mensaje de advertencia notifique al usuario la existencia de una operación en cuenta de mayor especial en el momento en que se efectúe una contabilización en una cuenta de deudor o acreedor..

- Indicador CME de destino: Esta entrada sólo tiene sentido en relación con apuntes estadísticos. En el caso de las partidas abiertas, es posible determinar los indicadores CME permitidos para añadirse como indicadores CME de destino cuando el usuario registra una solicitud de anticipo. El indicador CME de destino se utiliza en el sistema estándar para las solicitudes de anticipo.

- Categoría de operación en cuenta de mayor especial: La categoría de operación en cuenta de mayor especial establece si la operación es un anticipo, un efecto o cualquier otra clase de operación.

- Clave de contabilización: Sólo estas claves de contabilización pueden utilizarse con los correspondientes indicadores CME.

La cuenta de mayor especial alternativa que deberá seleccionarse al utilizar indicadores CME se graba por separado en la determinación de cuentas, en función del plan de cuentas. El sistema procede a partir de la cuenta asociada encontrada en el registro maestro del deudor o el acreedor, y contabiliza en la cuenta de mayor especial asignada a esta cuenta asociada en la determinación de cuentas (en la imagen 11 se muestra la determinación de cuentas en el caso del indicador A anticipos a acreedores):

En los asientos estadísticos siempre se utiliza la misma cuenta de contrapartida, de forma que, para facilitar el trabajo del usuario, además de archivar la cuenta asociada alternativa para el indicador CME seleccionado, también se archiva en el Customizing la cuenta de contrapartida en función de la clase de cuenta (deudor o acreedor) y el indicador CME utilizado: IMG - Gestión financiera - contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - contabilizaciones con cuenta asociada diferente - almacenar cuentas para contrapartida automática:

3. OPERACIONES RELACIONADAS CON ANTICIPOS.

Los pasos a seguir son:

a) Solicitud del anticipo: se trata de un apunte estadístico, un recordatorio que tiene como objetivo recordar al usuario que debe efectuar un anticipo, no se actualizan las cifras de movimiento. Al utilizar las solicitudes de anticipo es posible efectuar pagos y reclamaciones de forma automática.

b) Registro del anticipo efectuado/recibido: Se registra el movimiento en la cuenta asociada alternativa (no se ve alterada la cuenta asociada “normal”) de anticipos de acreedores (refleja un derecho) o anticipos de deudores (refleja una obligación) y en la cuenta auxiliar del acreedor/deudor. Al registrar la operación el usuario puede seleccionar la cuenta de balance en la que se abona/carga la salida/entrada del pago. En la imagen 15 se muestra la simulación del documento de mayor que registra el sistema en el caso de un anticipo realizado a un acreedor:

c) Registro de factura de acreedor/deudor: La factura se registra como ya se ha explicado en capítulos anteriores.

d) Compensación del anticipo con la factura: Como resultado del paso anterior, el informe de partidas individuales muestra como partidas abiertas tanto el anticipo como la factura.

Al compensar, el anticipo deja de considerarse como tal y el importe se visualiza como un pago/cobro normal (se salda la cuenta asociada alternativa y se registra en la cuenta asociada normal).

4. AMORTIZACIÓN ACUMULADA INDIVIDUAL

Los créditos en litigio o dudosos se introducen como amortizaciones acumuladas individuales al preparar la visualización de los saldos para el cierre del ejercicio. En esta fase conviene utilizar el procedimiento de cuenta de mayor especial, puesto que la operación se introduce en la cuenta de deudor y se contabiliza además en la cuenta de mayor especial Amortizaciones acumuladas individuales para deudores.

Descripción del procedimiento para amortizaciones acumuladas individuales:

a) El derecho de cobro se introduce en la cuenta de deudor:

b) Se introduce la amortización acumulada individual: finanzas – gestión financiera – deudores – contabilización – otros – traslado sin compensación (operación CME E).

De esta forma, la posible insolvencia se registra en la cuenta “Gastos para amortizaciones acumuladas individuales” para la gestión de informes de la cuenta de pérdidas y ganancias:

c) Una vez establecida la fecha clave para los balances, la amortización acumulada individual se compensa:

d) La amortización acumulada final se realiza después de que determina que el crédito es incobrable. En este caso, se contabilizará en la cuenta Gastos para créditos incobrables. No se utilizará ninguna cuenta de mayor especial, puesto que las contabilizaciones de corrección deben efectuarse en la cuenta asociada habitual del deudor:

5. AVALES CONCEDIDOS A DEUDORES.

Esta operación se visualiza en la cuenta de deudor y en una cuenta de mayor especial. Los avales efectuados se visualizan en los anexos de los balances. En la cuenta de compensación se realizan las contrapartidas automáticas para los avales efectuados. El aval queda cancelado una vez que la obligación ha desaparecido.

Los avales se archivan en el sistema SAP como operaciones con contrapartidas automáticas.

a) Primero se registra el aval: finanzas – gestión – deudores – contabilización – otros – asientos estadísticos (F-38).

b) Llegado el momento, se anula el aval concedido.

6. OPERACIONES CON EFECTOS.

Los efectos son considerados como operaciones en cuenta de mayor especiales en el sistema SAP. Debido a ello, estas operaciones se graban automáticamente en el libro auxiliar, por separado, y se contabilizan en una cuenta de mayor especial. Es posible contabilizar efectos de deudores y acreedores, así como cheques y efectos emitidos y recibidos.

Los efectos son una clase de operación financiera a corto plazo. Si una factura se paga con un efecto, el período de pago quedará ampliado para sus deudores (por ejemplo, hasta tres meses). Si se desea, es posible transferir el efecto a un tercero para refinanciarlo. Es posible descontarlo en un banco con anterioridad a la fecha de vencimiento, lo cual implica que el banco cobrará intereses.

:Ejemplo de un efecto de deudor, tal como aparece en la imagen anterior

a) El crédito se introduce en la cuenta de deudor.

b) El deudor inicia el pago con un efecto. El saldo de cuenta queda registrado como un efecto de deudor y deja de ser el saldo normal de una cuenta de deudor.

c) El banco efectúa el cobro desde la cuenta del deudor en una fecha determinada.

d) El importe cobrado se transiere a la cuenta de su empresa.

e) El importe se contabiliza en la cuenta del deudor y las cuentas correspondientes quedan compensadas.

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TEMA 1 Resumen de SAP S/4HANA

TEMA 2 Configuración central de Gestión financiera (FI)

TEMA 3 Datos Maestros

TEMA 4 Control de documentos

TEMA 5 Control de contabilización

TEMA 6 Compensación de documentos financieros

TEMA 7 Pagos automáticos

TEMA 8 Programa de reclamación

TEMA 9 Correspondencia

TEMA 10 Operaciones de libro mayor especiales

TEMA 11 Entrada preliminar

TEMA 12 Validaciones y sustituciones

TEMA 13 Archivo de datos en FI

TEMA 14 Antigüedad de datos en FI

TEMA 15 Estructuras organizativas Activos Fijos

TEMA 16 Datos maestros Activos Fijos

TEMA 17 Movimientos de activos fijos

TEMA 18 Valoración y operaciones periódicas Activos

TEMA 19 Sistema de información

TEMA 20 Transferencia de datos antiguos

TEMA 21 Resumen del cierre financiero y parametrizaciones básicas

TEMA 22 Balances financieros

TEMA 23 Activos fijos y capital circulante

TEMA 24 Deudores y acreedores

TEMA 25 Periodificaciones

TEMA 26 Actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales

TEMA 27 COCKPIT DE CIERRE FINANCIERO

TEMA 28 Reconciliación intercompañías

TEMA 29 REPASO FINAL CURSO

CURSO SAP FI

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