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INTRODUCCION A SAP

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CURSO SAP ONLINE : INTRODUCCION A SAP

SAP es el acrónimo de Systems, Aplications and Products in Data processing (sistemas, aplicaciones y productos en el procesamiento de datos). Es el nombre del sistema y de la empresa que lo desarrolla.

 

Es una ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta para planificación, análisis y control de los recursos de la empresa, se trata de una base de datos financiera y relacional.

 

 

Características:

 

1.   Es exhaustivo: abarca todas las necesidades de procesamiento de datos de la empresa.

 

2.   Es modular: el sistema está dividido en módulos, cada uno gestiona un área de la empresa, cada módulo se designa con las iniciales de su nombre en ingles: FI financiera o CO contabilidad interna, HR recursos humanos….

 

3.   Integración: los módulos están interrelacionados, lo que se realiza en uno de ellos tiene reflejo en los demás. Toda la información común se almacena en una base de datos centralizada que es el mandante, es la estructura organizativa más importante en SAP, todos los módulos tienen acceso a la información del mandante.

 

4.   Flexible: se puede utilizar conjuntamente con el software de otros fabricantes.

 

5.   Global: soporta su uso en varios idiomas, contabiliza en distintas monedas, recoge las particularidades fiscales y laborales de distintos países, es multiempresa.

 

6.   Adaptable: el sistema se parametriza, se adapta a las necesidades concretas de la empresa cliente.

 

 

 

Mandante

 

Es la una unidad jurídica y organizativa e independiente dentro del sistema:

 

·      No es posible acceder a los datos de una empresa desde otro mandante.

·      Si una sociedad cambia de mandante hay que crearla como nueva.

·      No se pueden intercambiar datos entre mandantes.

 

Los distintos mandantes de un sistema se identifican con un código de 3 números.

 

El mandante 000 contiene el sistema estándar de SAP, y no puede ser modificado. SAP suministra el mandante 001 junto con el mandante 000. Ambos sistemas son idénticos cuando se suministran.

 

El sistema contiene elementos independientes del mandante (elementos comunes a todos los mandantes) y específicos del mandante (elementos que solo se encuentran en un mandante concreto y que no están accesibles en otros mandantes).

 

 

Proceso de implantación o implementación:

 

Al proceso de instalar SAP en una empresa es lo que se llama implantar o implementar, este trabajo lo lleva a cabo una empresa consultora y los profesionales que lo realizan son los consultores, la empresa donde se implanta el sistema se llama empresa cliente.

El proceso de implantación o implementación se realiza en 3 sistemas, ambientes, fases o pasos y son:

 

1.    Desarrollo: es la fase en la que se lleva a cabo la parametrización, se realizan los desarrollos y la adaptación del sistema a los requerimientos del cliente.

 

2.    Test and training (integración y calidad): se prueban de forma conjunta los desarrollos y parametrizaciones realizados en la fase anterior para comprobar que interactúan correctamente, se llevan a cabo pruebas de rendimiento, el cliente comprueba si el sistema se adapta a sus exigencias, y se forma al personal en el manejo del sistema.

 

3.    Productivo o producción: explotación real del sistema.

 

Perfiles de SAP:

 

En SAP nos encontramos con 3 perfiles o roles claramente diferenciados y son:

 

1.   Programadores ABAP: ABAP es el lenguaje de programación propio de SAP.

 

2.   Consultores: son los encargados de parametrizar (en ingles customizing) el sistema, de adaptarlo a las necesidades de la empresa cliente.

 

3.   Usuarios finales: quienes utilizan SAP en su trabajo diario de contables, asesores….los consultores son los que forman a los usuarios finales al implantar el sistema.

 

Estructura de SAP:

 

SAP está basado en la estructura cliente-servidor: hay un ordenador central (servidor) que ejecuta los distintos programas que componen el sistema y otros ordenadores (clientes) que reciben y muestran los resultados de esa ejecución.

 

Todos los ordenadores que se utilizan como clientes deben de tener instalado el Frond End de SAP o (SAP Gui) que es el programa que permite navegar por las distintas aplicaciones integradas que conforman el sistema.

 

 

ENTORNO SAP (elementos principales)

 

 

Transacciones:

 

En SAP se trabaja con transacciones (los distintos procesos administrativos), son el medio por el que los usuarios interactúan con el sistema, es la manera de decirle al sistema lo que se quiere realizar.

 

Para acceder a una transacción hay que ir abriendo carpetas hasta encontrarla (es lo que se llama la trayectoria de navegación).

 

Otra opción es teclear su código en el campo de comandos de la barra de herramientas estándar (para que aparezca el código de la transacción junto a su nombre: menú detalles – opciones – visualizar nombres técnicos).

 

También se pueden crear accesos directos a las transacciones en la carpeta de favoritos: primero se pueden crear carpetas dentro de favoritos para organizar los accesos directos (es opcional).

 

Carpeta de Favoritos:

 

Nos permite tener acceso a las transacciones que más utilizamos sin necesidad de tener que utilizar la trayectoria de navegación.

 

Es particular de cada usuario y éste la organiza en función de sus preferencias y necesidades.

 

Las distintas opciones que nos encontramos para su configuración son:

 

-       Crear carpeta en favoritos:

o  Botón derecho en favoritos – insertar carpeta.

o  Menú favoritos – insertar carpeta.

 

-       Crear accesos directos a las transacciones:

o           Llegar a la transacción mediante la trayectoria de navegación, pinchar en el nombre, arrastrar y soltar encima de la carpeta de favoritos.

o  Llegar a la transacción mediante la trayectoria de navegación, pinchar en el nombre con el botón derecho y en el menú contextual elegir añadir a favoritos.

o  Llegar a la transacción mediante la trayectoria de navegación, marcarla con un clic y menú favoritos – añadir.

o  Llegar a la transacción mediante la trayectoria de navegación, marcarla con un clic, botón añadir a favoritos de la barra de aplicaciones.

o  Desplegar el menú de favoritos – insertar transacción e indicar el código de la transacción.

 

-       Modificar favoritos:

o  Situarnos en el acceso directo y botón derecho – modificar favoritos.

o  Situarnos en el acceso directo o botón (icono) modificar favoritos de la barra de aplicaciones.

o  Situarnos en el acceso directo y Menú Favoritos de la barra de menú y seleccionar Modificar.

 

-       Eliminar favoritos:

o  Situarnos en el acceso directo y botón derecho y Borrar favoritos.

o  Situarnos en el acceso directo o botón (icono) Borrar favoritos de la barra de aplicaciones.

o  Situarnos en el acceso directo y Menú Favoritos de la barra de menú y seleccionar Borrar.

 

Tipos de campos:

 

Dentro de cualquier transacción nos aparecerán diferentes campos para la introducción de la información. Tenemos 4 tipos de campos:

 

1.   Obligatorios o requeridos: campos que es necesario cubrir para poder continuar. El sistema no nos permitirá continuar si no los cumplimentamos debidamente apareciendo un mensaje de error en rojo en la barra de estado. Si el campo está vacío nos aparecerá en él un pequeño icono blanco cuadrado con el símbolo de visto bueno.

2.   Campos con datos por defecto: campos que ya aparecen cubiertos, cumplimentados, pero esos datos son modificables por parte del usuario.

3.   Campos protegidos: aparecen sombreados y no son modificables (tratables) por el usuario.

4.   Campos opcionales: campos en blanco que pueden ser cumplimentados o no (no es obligatoria su cumplimentación).

 

Matchcodes:

 

En muchos campos nos encontraremos con los matchcodes o ayudas de búsqueda.

 

Muestran las posibles opciones para cumplimentar un campo. Si existen muchas opciones el sistema nos despliega un menú de búsquedas con diferentes criterios de búsqueda en función de la transacción o campo en el que nos encontremos.

 

Los matchcodes se identifican porque si nos posicionamos en el campo en cuestión aparece a la derecha un pequeño icono cuadrado.

 

Para desplegarlo tenemos dos opciones:

 

1.   Pinchar en el icono del cuadrado blanco que aparece a la derecha del campo.

2.   Posicionado en el campo en cuestión, pulsar F4.

 

Mensajes tipo:

 

En la barra de estado (parte inferior de la pantalla) el sistema muestra los distintos mensajes a medida que interactuamos con el sistema.

 

Hay 3 tipos de mensajes:

 

1.    Mensajes verdes: todo el proceso es correcto (todo está ok).

 

2.    Mensajes amarillos: se trata de avisos, de warning. El sistema nos avisa de que no todo está correcto pero con la situación actual podemos continuar el proceso de trabajo. Para continuar hemos de indicarle al sistema que nos damos por enterados y que deseamos continuar. Para ello podemos pulsar intro o pinchar en el icono verde de continuar de la barra de iconos.

 

3.    Mensajes rojos: errores que impiden continuar. En tanto no solucionemos el problema no podremos avanzar.

 

Modos:

 

SAP permite realizar distintas tareas al mismo tiempo y las actualizaciones se realizan en tiempo real. Para ello hay que abrir modos (distintas ventanas y hasta un máximo de 6).

 

Para ello tenemos el icono “generar modo nuevo” en la barra de herramientas estándar o en menú sistema – crear modo. Para cerrar modos podemos clicar el aspa de la ventana que queremos cerrar.


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¿QUE ES SAP ?


El Sistema SAP o “Systems, Applications, Products in Data Processing”, es un Sistema informático que le permite a las empresas administrar sus recursos humanos, financieros-contables, productivos, logísticos y más, las principales empresas del mundo utilizan SAP para gestionar de una manera exitosa todas las fases de sus modelos de negocios.


El nombre proviene de una empresa multinacional alemana fundada en 1972 por antiguos empleados de IBM. Desde entonces, en nombre de esta compañía conocida mundialmente, los servicios de SAP o «Systems, Applications, Products in Data Processing funcionan prácticamente en todos los ámbitos de la administración empresarial.


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