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CURSO SAP HCM ONLINE

CLASES DESAP • 17 de diciembre de 2022

CURSO SAP RRHH ONLINE


ESTRUCTURAS DE HCM Y PLAN ORGANIZACIONAL


Una parte de SAP R/3 o MySAP ERP es el área de Gestión del Capital Humano (HCM, antiguo HR) que no se limita solo a los procesos y funciones de HR sino que engloba:


·      Gestión del Talento: Esta parte representa la antigüedad de un empleado en la empresa desde su contratación, su contrato de ocupación, desarrollo y permanencia en la empresa. SAP automatiza y optimiza estas fases.

·      Gestión de Procesos de Personal: Cálculo de nómina, Beneficios, Gestión de tiempos, etc.

·      Analíticas del personal: informes y reports sobre toda la información contenida: informes de empleados, empresas, bancos, contabilidad

·      Servicios de usuario final: las relaciones entre empleados, directores, contratistas y la propia empresa es un valor añadido, que se consigue mediante los componentes basados en el portal, como es ESS y MSS


Todo para definir, identificar, utilizar y ampliar el capital humano de la empresa.


El sistema de HCM permite fijar jerarquías organizativas y relaciones entre los empleados y almacenar y gestionar los datos del empleado en el sistema para evaluarlos desde todos los puntos de vista de la estructura organizativa de la empresa (según sociedad, división, subdivisión, centros de coste, horarios de trabajo…).


Es lógico pensar que todos los empleados están incluidos en la estructura de la empresa.


La estructura de una empresa se subdivide en estructuras organizativas, basadas en un plan de organización, y estructuras administrativas, basadas en las estructuras de personal y de la empresa.


Un plan de organización proporciona las jerarquías y los organigramas. El plan de organización es la base de la gestión de la organización. Los componentes más importantes del plan de organización son las unidades organizativas, las funciones y las posiciones.


Imagen 1

Las estructuras de personal y de la empresa dividen las organizaciones y los empleados según factores relevantes para la gestión de tiempos y el cálculo de nómina.

 


1      ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA


La estructura administrativa se basa en las estructuras de personal y de la empresa.

1.1 Estructura de la empresa

La estructura de la empresa para la gestión de personal está determinada por los siguientes elementos:



·      Mandante: Puede tener una sociedad o varias.

·      Sociedad: Puede tener una o más divisiones de personal.

·      División de personal: Puede tener una o mas subdivisiones de personal

·      Subdivisión de personal: es la unidad mínima.

 

La sociedad es una unidad jurídicamente independiente que tiene su propio sistema de contabilidad y maneja sus propios balances.


La creación y asignación de la sociedad se realiza en el módulo FI. 

Las divisiones de personal individuales de una sociedad se distinguen mediante una identificación alfanumérica de cuatro dígitos:

·      Las divisiones de personal deben ser unívocas dentro de un mandante.

·      Representan un elemento organizativo de una zona geográfica determinada o un área funcional de la empresa.

·

   

En las subdivisiones de personal:

·      Tiene lugar el control de los principales aspectos organizativos de HR:

·      Clase de convenio colectivo

·      CC-nóminas

·      Planificación de horarios de trabajo.

·      La subdivisión de personal se distingue mediante una identificación alfanumérica de cuatro dígitos.

·      Constituye una unidad organizacional y representa una parte de una división de personal limitada según puntos de vista administrativos de personal y organizativos de nómina. Ej: Municipios, oficinas…

 


   

1.2 Estructura de personal


La estructura de personal muestra la posición que ocupa cada persona en la empresa como un conjunto.

En la estructura de personal los empleados de una empresa se dividen en dos niveles: grupo de personal y área de personal.

Mediante el concepto del grupo de personal se lleva a cabo una distribución aproximada de los empleados.

Define la posición de un empleado dentro del personal de una empresa. El grupo de personal indica el vínculo que puede tener un empleado con la empresa (Ej: Activo, jubilado, externo…)

·      Con el área de personal se puede especificar si la remuneración de un empleado debe liquidarse por horas o por meses en el cálculo de nómina (mediante las reglas de cálculo de la nómina)

·      Con las áreas de personal se pueden limitar determinadas CC-nóminas.

·      Mediante el área de personal pueden definirse los valores propuestos durante la entrada de datos, por ejemplo para el área de cálculo de la nómina.

   

El área de nómina es la unidad organizativa utilizada para ejecutar el cálculo de nómina.

Normalmente, el cálculo de la nómina se realiza por áreas de nómina. Con el área de nómina sabemos dos datos: el número de empleados cuya nómina debe calcularse y el período de cálculo de nómina por fechas.

 

 

 

 

 

 

2      ESTRUCTURA ORGANIZATIVA


La estructura organizativa se basa en un plan de organización. Una empresa utiliza el plan de organización para representar la relación entre los departamentos individuales y los grupos de trabajo.



 

En SAP esto tiene lugar mediante la utilización de unidades organizativas. Ej.: Al departamento "Compras" de una empresa pertenecen, por ejemplo, una secretaria, un jefe de compras y 10 encargados de compras. Así que el departamento cuenta con un total de 12 posiciones.

En resumen, un plan de organización se define con ayuda de las unidades de organización y de las posiciones. Es un modelo amplio y dinámico del entorno estructural y personal de la empresa, que se puede evaluar en cualquier momento. Un organigrama.

Un plan de organización se define creando y actualizando posiciones y relacionándolas entre sí.

Se dice que en SAP el plan de organización es un modelo amplio y dinámico de la estructura y del personal de la empresa ya que se puede evaluar y modificar (creando y actualizando posiciones) en cualquier momento del tiempo.




 

2.1 Tipos de Objeto: Unidades Organizativas (O)


Las unidades organizativas describen las distintas unidades empresariales o áreas de negocio que existen en una empresa.

La estructura organizacional se crea relacionando unidades entre sí, es decir, las diversas unidades organizativas y sus interrelaciones forman la estructura organizativa.

Las unidades organizativas pueden clasificarse generalmente (ej. por función o por región) o específicamente (ej. por grupo de proyectos). Dependerá de los criterios de cada empresa.

Las unidades organizativas deben estar vinculadas entre sí en un plan de organización. Los enlaces jerárquicos que existen entre las unidades organizativas representan la estructura jerárquica de la empresa.

Describen los diferentes departamentos de la empresa. Varias unidades organizativas juntas forman una estructura de organización. Ej. Por departamentos, por regiones, por proceso empresarial…


2.2 Tipos de objeto: Funciones (C)


Cada función constituye una clasificación única de responsabilidades (conjuntos de tareas) en la empresa.

Para crear funciones se deben tener en cuenta las tareas específicas y los requisitos que están asociados a las distintas funciones.

Las funciones sirven para describir un trabajo que aplica a diversos cargos con tareas o características similares. Ej. Gerente, encargado, encargado de compras.

Las funciones se utilizan en los siguientes componentes de aplicación:

3      Planificación de turnos de personal

4      Planificación de costes de personal

5      Desarrollo de personal

 

2.3 Tipos de objeto: Posiciones (S)


Representan los cargos (puestos de trabajo) de la compañía.

Éstas se asocian a las unidades organizativas y son ocupadas por un empleado.

También heredan las características (tareas “T”) de la función que las describe. Varias posiciones se basan en una función.

Las posiciones pueden estar ocupadas al 100%, parcialmente o bien vacantes.

Las posiciones son las asignaciones individuales de los empleados. Son las personas las que ocupan posiciones. Representan una entidad de trabajo específica. Ej: Gerente, Aux. Administrativo, Responsable Calidad…

 


2.4 Tipos de objeto: Personas (P)


Las personas son los objetos que ocupan posiciones (ej: Aux. Administrativo: José López Ruiz)

Estos objetos están conectados con un plan de organización mediante su asignación de posición.

Es un empleado de la empresa que ocupa una posición. La información de las personas es administrada en el submódulo del sistema “Gestión de Personal” (PA): infotipos 0001 asignación organizacional, 0002 datos personales, 0007, 0008…

 

2.5 Tipos de objeto: Centros de coste (K)


Los centros de coste se actualizan en Controlling y se pueden enlazar con unidades organizativas o con posiciones.

Las asignaciones de centro de coste se heredan a lo largo de la estructura de unidad organizativa.

En resumen: SAP basa la gestión de la organización en el concepto de que cada elemento de la empresa constituye un objeto independiente con propiedades individuales.

Objetos en SAP: Unidad organizativa, Función, Posición, Persona, Centro de coste, Tarea…

Los objetos se crean y actualizan de manera individual. Se crean relaciones entre los diversos objetos con el fin de definir un marco para el plan de organización.

Todos los datos de un objeto (existencia, relaciones, características adicionales) se crean en forma de infotipos.


2.6 Administración de la Estructura Organizativa


La ruta para acceder a la estructura organizativa (organigrama de la empresa es:

Recursos Humanos – Gestión de organizaciones – Plan de organización – Organización y ocupación

-       PPOCE – Crear

-       PPOME – Modificar

-       PPOSE – Visualizar

 


Sección A: Área de búsqueda

Sección B: Área de selección

Sección C: Área de resumen

Sección D: Área de detalle

 

Resumen: Crear el plan de organización

1      Crear una unidad organizativa raíz

2      Crear unidades organizativas subordinadas

3      Crear funciones

4      Crear jerarquía de posiciones(organigrama)

5      Asignar centros de coste

6      Asignar personas

7      Actualizar otras características

Estos son los pasos que se seguirían normalmente para crear el plan de organización de la empresa.

 

Tratamiento del plan de organización

Si utilizamos la transacción PPOCE para crear desde cero una unidad organizativa, al entrar, el sistema nos pedirá el periodo de validez de la nueva estructura que vamos a crear.

Deberemos indicar al menos la fecha de inicio del periodo correcto ya que por defecto el sistema nos propone para la fecha final el infinito (31.12.999). Como fecha de inicio nos propondrá la fecha del día actual que deberemos modificar si procede.



Pinchando en el icono de visto bueno o toque de intro nos aparece la siguiente pantalla:

 


Iconos importantes

-  Unidad organizativa: Con este icono nos aparecerán las unidades organizativas de la empresa (empresas, divisiones de personal, subdivisiones de personal, etc.).

-  Posición: Con este icono trataremos las posiciones de la empresa que son ocupados por personal (empleados). Contiene toda la información de un puesto de trabajo.

-  Función:  Se trata de un conjunto de tareas y las asociaremos a las posiciones.

-  Tarea:  Con este icono el sistema trata a las distintas labores concretas que podemos tratar.

-  Persona:  En este icono trataremos a todos y cada uno de los empleados. Contiene los datos de un empleado.

-  Configuración de columnas:  Este icono que nos aparece en el área de resultados nos permite configurar el modo de visualizar los resultados de la búsqueda.

Clicando sobre él nos aparece un menú donde podremos seleccionar la disposición de las columnas a visualizar.

El menú que nos muestra el sistema dependerá el tipo de búsqueda realizado.

-  Icono Crear:  con este icono podremos generar elementos nuevos dentro del sistema.

-  Icono Copiar:  nos permite crear elementos nuevos mediante la copia usando como modelo otro elemento existente.

-  Icono Borrar:  nos permite eliminar elementos o asignaciones organizativas según elijamos en el menú desplegable.

-  Icono Fecha y período de previsión:  Fijando una determinada fecha nos aplicará dicho intervalo a todo elemento creado o visualizado.

-  Icono de búsqueda:  lo utilizaremos para localizar elementos en la pantalla mediante búsqueda. El prismático con el signo más se usa para continuar buscando utilizando los mismos criterios.

-  Iconos Plegar y Desplegar:  mediante estos iconos podremos plegar y desplegar en cascada el elemento seleccionado dentro del organigrama en la sección C.

-  Iconos Orden Jerárquico:  nos permiten mover elementos en el organigrama hacia arriba y hacia abajo en el orden jerárquico para modificar su ubicación.

-  Icono deshacer:  elimina la última acción realizada en el organigrama.

-  Icono Asignar:  nos permite asignar un elemento jerárquico a otro.

-  Leyenda de iconos:  Nos abre la siguiente ventana emergente donde podemos ver el significado de iconos

 

-  Icono pasar a:  nos despliega un menú en cascada con todas la funcionalidades a las que podremos tener acceso.

Algunas de ellas también nos aparecen si nos posicionamos sobre algún objeto de la sección C y clicamos con el botón derecho del ratón.

 

 

 

3      INTEGRACIÓN ENTRE GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN DE PERSONAL


Si existe integración entre la gestión de personal y la gestión de la organización, es posible introducir la posición en el infotipo Medidas (0000) para asignarla al nuevo empleado en su proceso de contratación.

Los campos de función, unidad organizativa o centro de coste no se podrán sobrescribir en el infotipo 0001 de Asignación organizativa de forma manual (no se podrá actualizar estos campos en ese infotipo. El sistema rellenará automáticamente estos datos de la Gestión de organización).

Si se registra, el sistema propagará los datos almacenados en Gestión de organización por los campos en el infotipo Medidas (0000). De esta forma, el sistema utilizará los valores almacenados en Gestión de organización (Plan de organización), el grupo y el área de personal, así como la división y la subdivisión de personal, como valores propuestos.

También incluirá los valores de unidad organizativa y centro de costes, pero tampoco se podrán sobrescribir estas entradas en el infotipo Asignación organizativa (asignación fija).

De esta forma se pueden proporcionar valores propuestos para los campos División y Subdivisión de personal, División, Grupo y área de personal.

En caso de que no exista integración con los componentes de la Gestión de personal y la Gestión de organización, se deberán indicar manualmente los valores de los campos centro de coste, posición, función y unidad organizativa en el infotipo Asignación organizativa. En este caso el sistema si permite su modificación manual a posteriori.




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