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COMPENSACION PARTIDAS ABIERTAS SAP

CLASES DESAP • 26 de diciembre de 2022

COMPENSACION PARTIDAS ABIERTAS SAP




1.   COMPENSACIÓN DE PARTIDAS ABIERTAS.


Para el sistema las partidas abiertas (PA) son partidas pendientes. Una partida abierta debe compensarse para que se complete una transacción. Una operación estará compensada cuando se efectúe la contabilización de compensación para una partida o grupo de partidas de tal forma que el saldo de las partidas sea cero.


Los documentos con PA no se pueden archivar y permanecen en el sistema hasta que todas las partidas abiertas se compensen.

La compensación de partidas abiertas puede realizarse mediante dos transacciones básicas de compensación:

a) Compensación de cuentas.

b) Contabilización con compensación.


Un ejemplo de contabilización con contabilización es cuando una factura se compensa con un pago o cobro.

Un ejemplo de compensación de cuenta es cuando una factura se compensa con un abono del mismo importe.

Se utilice un procedimiento u otro, una operación de compensación siempre crea un documento de compensación.

Compensación de cuenta Sap

En esta opción se trata de compensar partidas abiertas de una cuenta entre sí.

La función de compensar cuenta puede utilizarse con para cualquier cuenta gestionada con partidas abiertas en el libro mayor y en la contabilidad auxiliar.

Las transacciones para llevar a cabo la compensación son:

-       Para cuentas de mayor: Finanzas - gestión financiera - libro mayor -cuenta - compensar.

-       Para cuentas de deudores: Finanzas - gestión financiera - deudores à cuenta - compensar.

-       Para cuentas de acreedores: Finanzas - gestión financiera - acreedores - cuenta - compensar.


Hay que indicar los datos de la cabecera del documento y seleccionar las partidas abiertas a compensar. En la imagen 3 aparece una lista con las partidas abiertas de una cuenta:


ESTRUCTURA DE LINEAS


El documento de compensación no incluye posiciones, solo cabecera. Aunque si las partidas a compensar pertenecen a divisiones diferentes, es posible que el sistema tenga que efectuar contabilizaciones de compensación para que el saldo de las divisiones sea cero.El número del documento de compensación yla fecha de compensación se registrarán en las partidas compensadas. Esta fecha puede ser la fecha actual o la que el usuario determine.

La operación de compensación cuenta puede realizarse de forma manual (mediante las transacciones indicadas) o mediante:

·      el programa de compensaciones automáticas (SAPF124):


El programa agrupa las partidas de una cuenta allí donde tienen las mismas entradas en los siguientes campos:

-       Número de cuenta asociada.

-       Moneda.

-       Indicador CME.

-       Cinco criterios definidos libremente de la cabecera de documento o de la partida individual, por ejemplo, campo de imputación, número de referencia, etc.

Si el saldo, en moneda local, de las partidas dentro de un grupo es de cero, el sistema las compensa automáticamente y crea documentos de compensación.Todas las cuentas que deben compensarse automáticamente deben definirse en elCustomizing.


El programa de compensación automática no compensará:


-       Apuntes estadísticos.

-       Contabilizaciones estadísticas y determinadas operaciones en cuenta de mayor especiales relativas a efectos.

-       Los anticipos sólo pueden compensarse si las partidas de compensación del anticipo del mismo importe ya han sido contabilizadas.

-       Partidas con retención de impuestos.

La clasificación de las partidas individuales en la visualización de partidas individuales y en las funciones de compensación se basan en el campo de imputación (o asignación):

Al grabar los documentos, el campo asignación se rellena automáticamente en base al criterio introducido en el registro maestro de la cuenta en el campo clave de clasificación:



El campo de asignación puede ser una combinación de 4 campos con un máximo de 18 caracteres.Por ejemplo, para visualizar el número de documento (10 caracteres) y la fecha de contabilización (6 caracteres), estos dos nombres de campo se incluyen en la definición de campo asignación.

Cuando se contabiliza una factura en la gestión de pedidos de cliente (en el módulo de Logística), se crea un documento contable en Finanzas. El documento contable tiene un número de documento que, generalmente, no es igual al número de la factura en la gestión de pedidos de cliente. Puede utilizar la referencia y la asignación para averiguar en qué documento de la gestión de pedidos de cliente sebasa el documento contable. La referencia y la asignación del documento contable se copian a partir de la referencia y la asignación que figuran enel documento de facturación de la gestión de pedidos de cliente. Se puedendefinir los números (número de pedido, orden, entrega o documento de facturación) que se copian en el documento de gestión de pedidos de cliente como referencia y asignación y que, a continuación, se trasladan a Gestión financiera. Más adelante, se puede utilizar dichos campos como criterios de selección en la Gestión financiera.


Contabilizar con compensación SAP

Se puede realizar de forma automática mediante el programa de pagos automáticos que veremos más adelante o de forma manual que es lo que vamos a desarrollar en este apartado.

Cuando se utilice la función Contabilizar con compensación, el sistema procede de la siguiente manera:

-       Cuando el importe total de las partidas abiertas seleccionadas es igual al importe del documento de compensación, el sistema compensa las partidas abiertas creando una o más partidas de compensación.

-       Cuando el importe total de las partidas abiertas seleccionadas no es igual al importe del documento de compensación, el sistema permite contabilizar la diferencia.

La operación “Contabilizar con compensación” puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuenta y para cualquier moneda.

El pago manual se procesa en tres pasos:



Para realizar la contabilización de entradas y salidas manuales de pagos:

MENU SAP

-       Para cuentas de acreedores: Finanzas - gestión financiera - acreedores - contabilización - salida de pagos - contabilizar.

 

-       Para cuentas de deudores: Finanzas - gestión financiera - deudores - contabilización - Entrada de pagos.


Como hemos indicado, se siguen 3 pasos:


a) Cabecera de documento.

Los datos introducidos en la cabecera de documento son similares a los introducidos en las facturas de contabilización. La cabecera del documento se compone de tres secciones: la cabecera de pago, los datos bancarios y la selección de partidas abiertas.

1. Datos de la cabecera de pago:



-       Fecha de documento: es la fecha que aparece en el documento físico que se está registrando.

-       La clase de documento aparece como valor propuesto en función de la transacción utilizada (DZ para pagos de deudores y KZ para pagos de acreedores).

-       Sociedad financiera en la que se registra la operación.

-       Las especificaciones de período incluyen la fecha de contabilización y el período. Se propone la fecha actual como  la fecha de contabilización y de ella se deriva el período de contabilización.

-       Las especificaciones de moneda incluyen el código de la moneda, el tipo de cambio y la fecha de conversión de la moneda.Cuando no se indica tipo de cambio o fecha de conversión, se usa el tipo de cambio de la fecha de contabilización de la tabla de tipos de cambio.

-       Las referencias para identificar el pago recibido se pueden indicar en los campos número de documento de referencia, texto de cabecera y texto de compensación.

2. Datos bancarios:



-       Cuenta: es la cuenta de mayor utilizada para los pagos recibidos o efectuados.

-       Importe: Cuantía del pago recibido o efectuado.

-       Gastos bancarios: Comisiones cobradas por la entidad bancaria por sus servicios, que se registran de forma automática en una cuenta de gastos especial. Con los pagos recibidos, el sistema añade los gastos bancarios al importe de pago para formar el importe de compensación. En los pagos efectuados, el sistema deduce los gastos bancarios del importe de pago para formar el importe de compensación.

-       Fecha valor: fecha utilizada para la gestión de caja, normalmente aparece como valor propuesto la fecha actual.

-       Texto: descripción de la posición del documento, se puede seleccionar de los textos estándar, si se inicia con * el texto se imprime en la correspondencia externa.

-       Nº de asignación se puede introducir manualmente o lo crea el sistema al grabar.

3. Datos de selección de partidas abiertas:



-       Cuenta y clase de cuenta: "Cuenta" se refiere al número de cuenta del interlocutor comercial y a la clase de cuenta para dicha cuenta. La cuenta y la clase de cuenta son necesarias para determinar la cuenta en la que se encuentran las partidas abiertas.

-       Se pueden seleccionar partidas abiertas normales y/o operaciones de mayor especiales para el tratamiento.

-       Número de aviso de pago: se puede utilizar el número de un aviso de pago (introducido manualmente o creado por el sistema) para seleccionar las partidas abiertos.

-       Otras cuentas: se pueden seleccionar otras cuentas para tratar también sus partidas abiertas.

-       Selecciones adicionales: se pueden usar otros criterios definidos en la configuración para seleccionar las partidas abiertas: distribuir por antigüedad o búsqueda automática, para acelerar el proceso de selección.


b) Tratamiento de partidas individuales SAP

En la imagen 10 aparece el listado de las partidas abiertas de la cuenta sin asignar, Éstas podrían ser pagos, notas de cargo, abonos o facturas. En función de sus parametrizaciones, todas las partidas pueden estar activadas o desactivadas:


La primera etapa del tratamiento de las partidas abiertas consiste en activar las partidas individuales requeridas antes de asignar un pago.

Existen varias opciones para activar o desactivar partidas individuales:

-       Elección de opciones de tratamiento para partidas abiertas: Hay que fijar el indicador“Partidas seleccionadas inicialmente inactivas” en las opciones de tratamiento.

-       Doble  clic en el importe.

-       Selección de menús de medidas y teclas de función: Hay diferentes menús y teclas disponibles.

El importe introducido en la cabecera del documento se asigna a las partidas individuales y a su descuento por pronto pago.El descuento por pronto pago concedido se especifica en las condiciones de pago válidas para las partidas individuales. El descuento por pronto pago se tiene en cuenta para el cálculo del importe asignado.

Es posible modificar el descuento por pronto pago sobrescribiéndolo o modificando su porcentaje. No debe superar los límites establecidos en los grupos de tolerancia.

En este apartado vamos a ocuparnos de la compensación cuando el importe del documento es igual al importe total de las partidas abiertas seleccionadas, el tratamiento a seguir cuando hay diferencias se verá en más adelante en este capítulo.

Se puede contabilizar el documento cuando el importe introducido en la cabecera es el mismo que el importe asignado (el importe de las partidas seleccionadas).


c) contabilización del pago SAP.

El último paso es la contabilización del documento:


Para ver un resumen del documento antes de grabarlo, como en cualquier otro documento: menú pasar a – resumen del documento o icono resumen del documento:

Tambien se pueden visualizar todas las partidas, incluso las creadas automáticamente por el sistema (como ocurre con el registro de los descuentos por pronto pago, los gastos bancarios o el IVA) en menú documentos – simular.

Si el Debe y el Haber coinciden, se contabiliza el documento completo.

Para efectuar pagos de multisociedades de forma manual, hay que asignar una transacción de compensación (entrada de pagos o salida de pagos) a la combinación de la sociedad responsable del pago y la sociedad receptora del pago. Luego, cuando se seleccionan partidas abiertas, éstas se visualizarán desde cada sociedad.

2.   ANULACION DE LA COMPENSACIÓN SAP

Si, una vez registrado el documento de entrada o salida de pago se advierte que contiene algún error que se debe corregir, es necesario anular las partidas compensadas antes de poder anular el documento (con la contabilización normal o negativa explicada en capítulos anteriores)..

La transacción para llevar a cabo la anulación de la compensación es:FBRA

Finanzas - Gestión financiera-  libro mayor/acreedores/deudores - documento - anular compensación,



Cuando se anula la compensación, los datos de compensación se eliminan de las partidas.

Las modificaciones se graban en log y pueden visualizarse en Modificar documentos. De ser necesario, en la Contabilidad de deudores también se corrige el historial de pago y el límite de crédito.

3.   DIFERENCIAS DE PAGOS SAP.

En la compensación de las partidas abiertas pueden aparecer diferencias, puede ocurrir que el importe pagado/cobrado no coincida exactamente con el importe de la partida abierta que se quiere compensar con el pago.

El tratamiento de las diferencias de pago varía según se encuentren o no dentro de los límites de tolerancia.

Mediante las tolerancias el sistema establece las diferencias permitidas, aceptables en la contabilización:



 En la contabilidad hay 3 grupos de tolerancias

a)   Grupos de tolerancia de los usuarios o empleados.

b)   Grupos de tolerancia de las cuentas de mayor.

c)    Grupos de tolerancia de acreedores/deudores.



    El grupo de tolerancia de la cuenta de mayor se utiliza para controlar las diferenciasdepagopermitidas(porejemplo,paraprocedimientos automáticosdecompensación).


    Los grupos de tolerancia de los empleados se utilizan para controlar:

-       Hasta que importe pueden registrar por posición de documento en una cuenta de deudor/acreedor.

-       El descuento por pronto pago máximo que pueden ofrecer en una posición de documento.

-       Importe máximo por el que pueden contabilizar un documento (suma de las posiciones al debe y haber).

-       Diferencias de pago permitidas en los pagos y cobros.

    Los grupos de tolerancia de los acreedores/deudores proporcionan especificaciones para:

-       Operaciones de compensación.

-       Las diferencias máximas que se permiten en la contabilización de los pagos/cobros.

-       Contabilización de las partidas por el resto en diferencias de pago.

-       Tolerancias de los avisos de pago.

Primero se definen los grupos de tolerancia y luego se asignan a los datos maestros de las cuentas de mayor, usuarios y deudores/acreedores, cuando no se asigna un grupo de tolerancia específico, por defecto se aplica el grupo de tolerancia con el código en blanco, que es el grupo de tolerancia estándar, que es necesario como grupo de tolerancia mínimo.



Los grupos de tolerancia para los empleados se pueden asignar según su función en la empresa( por ejemplo: contable 1, contable 2, Jefe de contabilidad), se parametrizan en: IMG - Gestión financiera - contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - compensación de partidas abiertas - diferencias al compensar - definir grupos de tolerancia para empleados.

Los grupos de tolerancia se definen a nivel sociedad mediante una clave de 4 caracteres alfanuméricos:


Los grupos de tolerancia para acreedores y deudores se configuran en: IMG - Gestión financiera - contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - compensación de partidas abiertas - diferencias al compensar - definir tolerancias para deudores/acreedores:



El sistema considera las entradas en ambos grupos durante la compensación. La diferencia de pago debe aparecer en ambas tolerancias para que se procese automáticamente, por ejemplo:

-       Una diferencia de pago debe ser menor que 3,00 y 2,00 unidades de moneda para que pueda compensarse automáticamente como ajuste de descuentopor pronto pago.

-       Una diferencia de pago debe ser menor que 200,00 y 100,00 unidades de moneda, así como menor que el 2,5% y el 2,0% del importe abierto para poder compensarse automáticamente como deducción no autorizada.Siempre se aplica la tolerancia inferior de las dos existentes: Para un importe abierto de 1.000 unidades de moneda, ésta representaría una deducción de deudor no autorizada de 20 unidades de moneda; para un importe abiertode 100.000 unidades de moneda, ésta sería una deducción de deudor no autorizada de 100 unidades de moneda.

Las entradas en los grupos de tolerancia se efectúan siempre en moneda local.

Las diferencias de pago aparecen normalmente al compensar partidas abiertas. Esta diferencia se compara entonces con los límites de tolerancia del empleado y del deudor/acreedor, aplicando siempre la menor, y se trata de la forma correspondiente:

a)   Si la diferencia está dentro de los límites de tolerancia, se trata de forma automática, contabilizandola como un ajuste del descuento por pronto pago o registrando la diferencia en una cuenta separada.

b)   Si la diferencia supera los límites de tolerancia, se trata de forma manual. 


Diferencias de pago dentro de los límites de tolerancia


Si las diferencias depagosonirrelevantes, puedentratarseautomáticamente autorizandoalsistemaqueajusteeldescuentopor prontopago hastaunimporte determinadooaqueledesalidaenunacuenta especial.Loslímiteshastalos cualesunadiferenciadepagoseconsiderairrelevantese definenenlosgruposde tolerancia.Dentrode un grupodetoleranciaparaun empleado,puedepermitirun ajustedel descuentopor prontopago(dentrodeloslímitesdefinidos),demodo queelempleadotengalaautorizaciónpara realizarelajuste.

Si se opta por contabilizar de forma automática la diferencia, hay que configurar a nivel del plan de cuentas, las cuentas de mayor en las que se va a reflejar dicha diferencia dentro de los límites en: IMG - Gestión financiera - contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - compensación de partidas abiertas - diferencias al compensar -Almacenar cuentas para diferencias en compensación.


Diferencias de pago por encima de los límites de tolerancia.

Si la diferencia de pago está fuera de la tolerancia debe procesarse manualmente, en la imagen 19 vemos las posibles opciones que ofrece el sistema:

El usuario puede:

-       Contabilizar el pago como un pago parcial donde todos los documentos permanecen como partidas abiertas en la cuenta.

-       Contabilizar la diferencia de pago como partida restante, quedando sólo la partida restante en la cuenta y compensándose el documento original y el pago. Se crea un número de documento nuevo que hace referencia a los documentos originales.

-       Contabilizar la diferencia de pago en una cuenta diferente como una contabilización de diferencia utilizando los orígenes de las diferencias y la determinación automática.

-       Liquidar la diferencia (imputación manual).


a)   Pago parcial SAP.

Si contabiliza el pago como un pago parcial quedan en el sistema como partidas abiertas tanto la partida inicial por el importe total como el pago registrado.

La transacción para registrar el pago parcial es la misma que para la compensación sin diferencias:

-       Para cuentas de acreedores: Finanzas - gestión financiera - acreedores - contabilización - salida de pagos - contabilizar.

-       Para cuentas de deudores: Finanzas - gestión financiera - deudores - contabilización - Entrada de pagos.




b)  Partidas por el resto SAP

En este caso, solo permanece la partida restante como partida abierta en la cuenta, se compensan el documento original y el pago. Se crea un número de documento nuevo que hace referencia a los documentos originales.

Los grupos de tolerancia de deudor/acreedor contienen entradas que controlan laspartidas restantes:

 Estas entradas indican:

-       Si las condiciones de pago de una partida restante son las mismas que las de la partida compensada o si las condiciones de pago son fijas.

-       Si el descuento por pronto pago sólo se concede parcialmente y no para la totalidad del importe.

-       Especificando una clave de reclamación, si la partida restante tiene un nivel máximo de reclamación o se imprime por separado.


c)   Códigos de causa u orígenes de diferencias.

Lol códigosde causa de una diferencia de pago, se utilizan para describir el origen de las diferencias de pago. Para asignar más de un origen de diferencia a una diferencia de pago, se hace clic en "repartir diferencia” de la barra de aplicaciones en la transacción de compensación con contabilización, en las etiquetas de pago parcial o partidas resto:


Los orígenes de las diferencias pueden asignarse a:

-       Contabilización de diferencias.

-       Pagos parciales.

-       Partidas restantes.


Los códigos de causa se definen en:

IMG - gestión financiera - contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - entrada de pagos - parametrizaciones básicas entrada de pagos - diferencias de pagos - definir orígenes de las diferencias:

 


Los orígenes de las diferencias pueden utilizarse para analizar y tratar posteriormente las diferencias de pago. Son funciones opcionales adicionales (se fijan al definir el origen de diferencia, en la ventana mostrada en la imagen 24):

-       Control de la clase de notificación de pago que se envía al deudor.

-       Control de la cuenta en la que se contabiliza la partida restante

-       Contabilización automática de una partida por el resto en una cuenta de mayor específica, que se configura en: IMG - gestión financiera - contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables - salida de pagos - salida de pagos manual - diferencias de pago - Almacenar cuentas para diferencias de pagos.

-       Exclusión de la partidas restantes en litigio de las verificaciones del límite de crédito.




4.   DIFERENCIAS DEL TIPO DE CAMBIO SAP.


:En la compensación de partidas abiertas en moneda extranjera pueden surgir diferencias de cambio debido a las oscilaciones en el tipo de cambio

El sistema contabiliza estas diferencias de tipo de cambio automáticamente como pérdidas o beneficios realizados. en la cuenta de gastos/ingresos para las diferencias de tipo de cambio definida  durante la configuración:  Esto evita contabilizaciones incorrectas.La diferencia realizada se graba en la partida individual compensada.

También se contabilizan diferencias de cambio cuando se valoran partidas abiertas en los balances contables. Estas diferencias de tipo de cambio de valoración se contabilizan en otra cuenta de diferencias de tipo de cambio y en una cuenta de corrección de balances contables. Al compensar una partida abierta ya valorada, el sistema anula la cuenta de corrección del balance y contabiliza la diferencia de tipo de cuenta que queda en la cuenta para las diferencias de tipo de cambio realizadas.

A todas las cuentas asociadas y cuentas de mayor con partidas abiertas en moneda extranjera se les deben asignar cuentas de ingresos/gastos para pérdidas y beneficios realizados.Una cuenta de beneficios/pérdidas puede asignarse a:

-       Todas las monedas y todos los tipos de moneda.

-       Por monedas y tipos de moneda.

-       Por moneda.

-       Por tipo de moneda..


 


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TEMA 1 Resumen de SAP S/4HANA

TEMA 2 Configuración central de Gestión financiera (FI)

TEMA 3 Datos Maestros

TEMA 4 Control de documentos

TEMA 5 Control de contabilización

TEMA 6 Compensación de documentos financieros

TEMA 7 Pagos automáticos

TEMA 8 Programa de reclamación

TEMA 9 Correspondencia

TEMA 10 Operaciones de libro mayor especiales

TEMA 11 Entrada preliminar

TEMA 12 Validaciones y sustituciones

TEMA 13 Archivo de datos en FI

TEMA 14 Antigüedad de datos en FI

TEMA 15 Estructuras organizativas Activos Fijos

TEMA 16 Datos maestros Activos Fijos

TEMA 17 Movimientos de activos fijos

TEMA 18 Valoración y operaciones periódicas Activos

TEMA 19 Sistema de información

TEMA 20 Transferencia de datos antiguos

TEMA 21 Resumen del cierre financiero y parametrizaciones básicas

TEMA 22 Balances financieros

TEMA 23 Activos fijos y capital circulante

TEMA 24 Deudores y acreedores

TEMA 25 Periodificaciones

TEMA 26 Actividades de cierre técnicas, organizativas y documentales

TEMA 27 COCKPIT DE CIERRE FINANCIERO

TEMA 28 Reconciliación intercompañías

TEMA 29 REPASO FINAL CURSO


CURSO SAP FI




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